秘書バイトの【仕事内容】【特徴】徹底解説！大学生でも主婦でも出来るって本当？

映画やドラマなどから、秘書にかっこいいイメージを持つ方は多いでしょう。社員だけでなく、バイトでも秘書が募集されることは少なくありません。
しかし、秘書と聞いて、具体的な仕事内容がなかなか想像できない方もいるのではないでしょうか。

実は大学生のアルバイトや、主婦のパート秘書にも需要があるので、詳しく秘書バイトを知れば興味がわくかもしれません。

今回の記事では、秘書バイトの詳しい仕事内容や時給、メリット・デメリットなど、その特徴を徹底解説していきます。
秘書バイトを検討されている方の参考になるような情報をお届けします。

仕事内容

秘書バイトは会社に限らず、法律事務所、病院など、様々な場所で募集されています。
基本的な仕事内容としては、担当する上司のサポートをすること。また、一般事務や医療事務の内容も含まれていることが多くなっています。

秘書バイトの具体的な業務について、以下で見ていきましょう。

スケジュール管理業務

上司のスケジュール管理は、秘書の重要な仕事です。
会議や社内の研修、商談、出張、接待など、上司には様々な予定が入るでしょう。そうした予定のひとつひとつに対し、社内や取引先と連絡をとり、予定をうまく調整するという内容です。

また、必要に応じて会議のセッティングや運営、出張の交通手段や宿泊施設を手配することも。予定を管理するだけでなく、それぞれの予定に付随した手配業務も秘書の仕事です。

事務業務

事務業務として、各種書類や資料の作成、整理、ファイリングなども行います。また、上司が作った書類のチェックや修正といった作業も、秘書の仕事。

事務業務の中で作る書類や資料は、次のようなものが挙げられるでしょう。

• 取引先へ送る請求書や注文書
• 会議の議事録
• お中元やお歳暮へのお礼状
• 商談で使うプレゼン資料
• 競合他社や業界内のサービスなどをリサーチした資料

パソコンを使用して作るものが多いため、パソコンスキルは必須。また、PowerPointやWord、Excel、Illustratorといったソフトも使いこなせるとより良いでしょう。

メール対応・電話応対

社外から来たメールや電話の一次対応です。上司に確認し、必要なものは上司へ確認して取り次ぎますが、不要であるものは取り次ぎを行いません。

最初はその見極めが難しく、取り次ぐかどうかは確認しなければ判断できないでしょう。
バイトを続けるうちに、社外との関係や上司のスタイルがわかってきて、『どのような内容は取り次ぐか』『どのような内容は取り次がないか』という見極めができるようになります。

来客対応

お客さんが上司を訪ねて来たときの対応も、秘書の仕事。応接室への案内からお茶出しを行います。
なお、来客対応における秘書の印象は、そのまま上司の印象に直結することも。そのため、適切な言葉遣いや立ち振る舞いが求められるでしょう。

秘書バイトは高時給！？平均時給を調査！

秘書は責任の生まれる仕事であるため、時給もかなり高く設定されているケースが多いです。学生の方にも主婦の方にもおすすめできるポイントの一つです。

メリット

ここからは、秘書バイトのメリットについて紹介していきます。

社会人の働き方がわかる

上司のそばで秘書業務をこなすうちに、社会人としての働き方がわかるようになります。

秘書バイトの特徴は、その業務の多さ。業務が多い分、仕事に優先順位をつけたり、マルチタスクをこなすことが自然とできるようになるでしょう。

また、来客対応や電話応対などを通し、外部の人と関わる機会が多くあります。秘書としての立ち振る舞いを学んでいくうちに、どこでも通用するビジネスマナーが身につくのも、秘書バイトならではのメリット。

やりがいが大きい

秘書バイトでは、
『取引先への手土産として、事前に相手の好みをリサーチしておく』
『会議の前に、会議室の空調を調整しておく』
など、自分のちょっとした気遣いやホスピタリティを、業務で発揮できるのが特徴です。

工夫した点について「気を利かせてくれてありがとう」と上司から感謝されると、大きなやりがいを感じられるでしょう。

オフィスの快適な環境で働ける

基本的に、秘書バイトが働くのは上司と同じオフィス。オフィスであれば空調が効いており、いつでも快適な環境で仕事をすることができるでしょう。

他のバイトの場合、屋外で働いたり、室内でも動き回るため暑くなったりと、環境が良くない中働くことも少なくありません。
オフィスの恵まれた環境で働けるのは、秘書バイトの大きなメリットと言えます。

デメリット

上記では、秘書バイトのメリットについて紹介してきました。しかしながら、秘書バイトにはいくつかのデメリットもあります。
どのようなものが挙げられるか、以下で確認してみましょう。

業務へのプレッシャーが強い

秘書のミスは、上司に直接影響を与えます。そのため、業務ひとつひとつへのプレッシャーが強いというのはデメリットでしょう。

特に請求書・発注書などにおける数字の違いや、予定のダブルブッキングなどのミスは、上司だけでなく取引先・顧客にまで迷惑がかかってしまうことも。

そのため、秘書バイトでは常に緊張感を持って仕事にあたる必要があります。『バイトは気楽にやりたい』という方にとっては、なかなか大変な仕事かもしれません。

上司との相性が合わないと仕事が辛い

担当する上司との相性が合わなければ、仕事がかなり辛く感じられるでしょう。
秘書バイトの基本は、上司のサポートです。そのため上司とコミュニケーションをとる機会は多く、息を合わせて仕事しなければいけません。
上司と相性が合わないと、円滑なコミュニケーションが難しく、仕事を進めるのに苦戦してしまうのがデメリットです。

勉強しなければならない内容が多い

秘書の仕事では、勉強して身に付けなければならない内容がたくさんあります。

• ビジネス文書の作法
• 来客対応におけるマナー
• 正しい敬語の使い方
• 資料作成におけるパソコンやソフトの使い方

このように、秘書バイトは業務において必要な知識が多く、バイトを始めてすぐは勉強することだらけでしょう。
その分バイトを通して多くのスキルが身につきますが、『たくさんの内容を覚えるのが苦手』という方にはデメリットと言えます。

気になるポイント

最後に、秘書バイトにおいて、多くの方が気になる疑問にお答えしていきます。

週1・週2でも働ける？

秘書バイトのシフトとしては、週3から募集されている場合がほとんどです。
理由として、 『秘書は1名か少人数しかおらず、週1・週2出勤だと仕事が滞ってしまうから』 ということが挙げられるでしょう。そのため、週1・週2のシフトで始めるのはなかなか厳しいと言えます。

ただ、時々『週1・週2から勤務OK』という条件で募集されることも。そのため、どうしても秘書バイトを始めたい方は、根気強く探してみると良いでしょう。

髪色や服装は？

秘書バイトは、髪色、服装ともに自由であることがほとんどです。ただ、 商談へ同行する場合はスーツ着用を求められることもあるため気をつけてください。 

髪色や服装が自由とはいえ、奇抜なものは避ける方がベターでしょう。
秘書業務として来客対応を行うこともあるため、オフィスカジュアルを意識した服装が無難です。

オフィスカジュアルの服装例としては、以下のものが挙げられます。

• 黒・白・ベージュ・グレー・ネイビーなどベーシックカラー
• トップス：襟付きのシャツやカットソー、ブラウス
• アウター：ジャケット
• ボトムス：テーパードパンツ、スラックス、膝丈スカート
• 靴：パンプス

秘書バイトに受かるポイントは？

秘書バイトでは、『コミュニケーションスキル』を面接の場でアピールすることで、バイトに受かる可能性が高まるでしょう。

学生バイトの場合、業界への理解やビジネススキルなどの差はほとんどありません。そのため、社内外を問わず円滑なコミュニケーションをとれる学生が求められます。

具体的に、面接で意識すべきポイントは以下の通り。

• 面接中は笑顔で、適宜アイコンタクトをとる
• お辞儀をするときは適当ではなく丁寧に
• 話すときはハキハキと話し、適切なタイミングで相槌をうつ
• 挨拶を丁寧に言う
• 早口になりすぎない

これらを意識することで、自分のコミュニケーションスキルをアピールできるでしょう。

また、面接に合格するためには履歴書が重要です。ぜひこちらの記事も参考にしてください。

こんな方に秘書バイトはおすすめ

いかがでしたか？
記事の内容を踏まえて、以下のような方に秘書バイトがおすすめと言えるでしょう。

• 人のサポートをするのが好き
• 予定やタスクの管理を徹底できる
• 社会人としてのマナーを身に付けたい
• 口は堅いが気さくに会話できる
• 臨機応変な対応が得意

秘書バイトは、あらゆるバイトの中でもなかなかハイレベルな仕事内容。難易度が高い分、身につくスキルもたくさんあります。
社会人として必要なスキルを身に付けたいのであれば、ぜひ秘書バイトを始めてみてはいかがでしょうか。